Walter Bethke GmbH & Co.KG
Revisionssicherer Dokumenten-Workflow
Beim Kunststoffverarbeiter Walter Bethke war ein Dokumentenmanagement schon länger auf der IT-Wunschliste. Erst mit der Verfügbarkeit einer Lösung, die in das vorhandene Microsoft Dynamics NAV-System komplett integrierbar war, wurde das Projekt realisiert. Seit 2008 werden mit Lobo DMS circa 100.000 Dokumente pro Jahr elektronisch erfasst, weiter verarbeitet und automatisch archiviert.
Die Herstellung und der Absatz von vielen Millionen Artikeln bedeuten einen hohen logistischen Aufwand, der sich auch auf den dazugehörigen Dokumenten und Informationsfluss auswirkt. In der Produktion, der Materialwirtschaft und dem Rechnungswesen setzt das Mönchengladbacher Unternehmen Walter Bethke seit Jahren Microsoft Dynamics NAV ein. Das ERP-System wird auch als Basis für den Webshop sowie für Lohn und Gehalt und die Projektverwaltung genutzt.
Um die immer wiederkehrenden Standardabläufe zu beschleunigen und den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren, war ein Dokumentenmanagement schon länger im Visier der IT-Verantwortlichen. Doch die bisher am Markt verfügbaren Lösungen waren nicht in Microsoft Dynamics NAV integriert und standen nicht in dem Kosten-/ Nutzenverhältnis, das von dem Mittelständler angestrebt wurde. „Wir suchten nach einem bezahlbaren System, das unsere betriebswirtschaftlichen Abläufe vom Rechnungseingangsbuch bis zum Personalarchiv komplett integriert abdeckt“, sagt der kaufmännische Geschäftsführer Burkhard Bethke. Die neue DMS-Lösung sollte nicht nur die Informationsabläufe umfassen, sondern auch alle Hardwarekomponenten wie Server, Archivdrucker, Scanner und Multifunktionsgeräte einbinden.
Feinkonzept als Ausgangsbasis
Das Management wurde über den betreuenden ERP-Dienstleister Qurius auf das System Lobo DMS der DM Dokumentenmanagement GmbH in Puchheim aufmerksam gemacht. In einem Feinkonzept wurden gemeinsam mit dem IT-Partner die Abläufe und Integrationsverbindungen mit Microsoft Dynamics NAV erarbeitet, Rahmenbedingungen definiert und Details der Umsetzung beschrieben. Die implementierten Funktionen basieren auf den Prozessen des Unternehmens, einige Prozesse konnten in diesem Zusammenhang weiter optimiert werden. Zum Customizing gehörte auch die Anpassung von Masken und Bildschirmdarstellungen sowie die Erstellung von verschiedenen Auswertungen und Statistiken. Nach einem zweiwöchigen Test wurde die Lösung in den Echtbetrieb übernommen. Die Rechnungsprüfung und die Rechnungsfreigabe werden jetzt softwarebasiert durchgeführt. Über das Rechnungseingangsbuch erfolgt in elektronischer Form das frühe Erfassen, Kontieren und Verteilen. In einer Übersicht finden sich alle Eingangsrechnungen inklusive der Skonto-Daten. Es werden keine Kopien der Belege mehr benötigt. Zur Integration der DMS-Komponenten mit der ERP-Software dient der von Qurius entwickelte Dynamics NAV Archive Connector, der wie eine Middleware funktioniert und über den der gesamte Dokumentenfluss von und zum ERP-System automatisch gesteuert wird.
Eindeutige Zuordnung mittels Barcode
Grundsätzlich werden alle Dokumente, ob Briefe, Rechnungen oder Lieferscheine, sofort erfasst und mit einem Barcode versehen, der eine fortlaufende Nummer beinhaltet. Der Posteingang und die Rechnungen werden zentral gescannt. Lieferscheine können an verschiedenen Arbeitsplätzen im Betrieb erfasst werden; zum Scannen der Dokumente werden Multifunktionsgeräte und Arbeitsplatzscanner genutzt. Bei der Lieferscheinverarbeitung wird die Nummer des Barcodes im Buchungsvorgang mit angegeben, um eine eindeutige Zuordnung von Dokument und Prozess zu erreichen. Der Posteingang muss noch manuell durch Auswahl des entsprechenden Bearbeiters verteilt werden, wobei Rechnungen jedoch automatisch an die Buchhaltung gehen und zu diesem Zeitpunkt bereits revisionssicher archiviert werden. „Die Optimierung der Papierabläufe war ein erstes wichtiges Projektziel“, bekennt Burkhard Bethke. Alle Scanvorgänge können sofort im Posteingangs- bzw. Rechnungsbuch nachvollzogen werden. Insbesondere bei der zeitlichen Verschiebung zwischen Lieferschein, Wareneingang und Rechnungseingang herrscht nun mehr Transparenz. Wenn der Sachbearbeiter in der Materialwirtschaft heute eine Rechnung zur Prüfung bekommt, kann er diese mit dem Lieferschein aus seinem Posteingang elektronisch verknüpfen.
Alle aus dem ERP-System erzeugten Einkaufs- und Verkaufsdokumente werden durch die Funktion “Drucken und Archivieren” ebenfalls automatisch und revisionssicher archiviert. Durch die Integration des gesamten E-Mail-Verkehrs aus Microsoft Outlook konnte auch dieser Geschäftsverkehr in das Dokumentenmanagement und in die Archivierung vollständig einbezogen werden. Der Zugriff auf alle Dokumente ist jetzt sehr schnell möglich. Gesteuert wird er über Access Control Listen, die pro Belegart hinterlegt sind und an jedes Dokument angehängt werden. „Das Ergebnis eines effektiven Dokumentenmanagementsystems sollte immer sein, die benötigten Informationen schnell und einfach an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Das ist uns mit dem neuen System gelungen“, resümiert Burkhard Bethke. Und für die digitale Prüfung der Steuerbehörden ist das Unternehmen jetzt bestens vorbereitet.