Stern-Wywiol Gruppe
So flexibel muss eine Software sein
Mit der Integration weiterer Unternehmen und Geschäftsfelder in die Stern-Wywiol Gruppe wachsen kontinuierlich die Anforderungen an das eingesetzte ERP-System. Die Stern-Wywiol Gruppe nutzt in allen deutschen Gesellschaften sowie in der Holding die Branchenlösung Q-interTRADE, die auf Microsoft Dynamics NAV basiert.
Mit einem Jahresumsatz von rund 300 Millionen Euro, elf spezialisierten Unternehmen in Deutschland, 10 Auslandsfilialen und 12 Produktionsstandorten operiert die Stern-WywiolGruppe weltweit erfolgreich im Bereich der „Food & Feed Ingredients“. Zusatzstoffe für Lebensmittel und Tierernährung, Nahrungsergänzungprodukte, Schokolade, Oleochemische Spezialitäten und die Produktion von Pulverprodukten im Auftragsverfahren sind die Hauptgeschäftsfelder des Hamburger Unternehmens. So unterschiedlich die Produkte in der Materialzusammensetzung, beim Produktionsverfahren, in den Abnehmerstrukturen sowie in der Distribution auch sind, eines ist ihnen gemeinsam: Um sie wirtschaftlich herzustellen und alle logistischen Herausforderungen zu meistern, wird eine Software benötigt, die sich flexibel den Unternehmensprozessen anpasst, extrem skalierbar sowie in der Funktionalität erweiterbar ist.
Die Stern-Wywiol Gruppe wurde 1980 gegründet und nutzt seit Ende der neunziger Jahre Microsoft Dynamics NAV als zentrales ERP-System. Daneben existierten in der Gruppe aber auch noch andere IT-Systeme, darunter bis 2007 ein Warenwirtschaftssystem bei der Herza Schokolade, einer Tochtergesellschaft mit Schwerpunkt in der Produktion von kleinstückiger Schokolade für die weiterverarbeitende Industrie. Vor dem Hintergrund der gesellschaftlichen und logistischen Verflechtungen der Unternehmen innerhalb der Gruppe kommt der schnellen und aktuellen Information wichtige Bedeutung zu. „Neben einem produktbezogenen Blick auf die Prozesse und Transaktionen benötigen wir auch einen standortbezogenen Blick. Die Branchenlösung von Qurius auf Basis von Microsoft Dynamics NAV bietet uns diese Flexibilität“, berichtet Peter Kult, der seit vier Jahren Leiter der IT bei Stern-Wywiol ist. Die Software stellt Mandanten übergreifend Daten und Informationen zur Verfügung, um zum Beispiel die Bestände mit den Produktionsplanungen abzugleichen und die Lieferungen zwischen den Schwestergesellschaften zu koordinieren und zu optimieren. Dabei sind die Daten physikalisch auf zwei Serversystemen verteilt, bilden für den abgebildeten Prozess aber eine logische Einheit.
Der Vertrieb diktiert die Software
„Unser Ziel ist es natürlich, die Lagerbestände zu reduzieren und dabei weiterhin schnell auf unsere Kundenwünsche zu reagieren“, sagt Peter Kult. Bei Rohware, die größtenteils aus Übersee beschafft wird, ist das wahrlich eine Herausforderung. Mit einer intelligenten Lagerorganisation lässt sich die Auftragsdurchlaufzeit verkürzen. Dabei ist speziell in der Futter- und Nahrungsmittelindustrie die Chargenverfolgung ein ganz wichtiger Aspekt. So werden alle Warenbewegungen protokolliert und im Produktionsauftrag vermerkt. Die Stern-Wywiol Gruppe ist ISO 9001-zertifiziert, schon deswegen muss die Software den Warenfluss vom Materialeingang bis zur Auslieferung an den Kunden nahtlos unterstützen und die Ware im Betrieb natürlich auch zurückverfolgen können. Im Moment werden gerade ein zweites Logistiklager sowie externe Läger ebenfalls mit der Branchenlösung von Qurius ausgestattet, um auch hier einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und die Bestände in die Produktionsplanungen der einzelnen Gesellschaften mit einzubeziehen.
Das Wachstum in den Märkten ist stabil, es werden kontinuierlich neue Produktlösungen, zumeist maßgeschneiderte Funktionssysteme, gemeinsam mit den Kunden entwickelt. Sind erst einmal alle Zulassungen erfolgt, möchte der Kunde schnell seine Produkte ausgeliefert bekommen. „Wir sind komplett Sales-getriggered, das heißt: der Verkauf diktiert, was die Software leisten muss“, erklärt Peter Kult. In der Branchenlösung lassen sich die Artikel in ganz verschiedenen Produktvarianten und Verpackungseinheiten anlegen. Die benötigten Stücklisteninformationen stehen den disponierenden Abteilungen sofort zur Verfügung, um die Produktionsaufträge zu planen und die Rohmaterialien rechtzeitig bereitzustellen.
Besonders im Handelsumfeld wird für die Verkaufs- und Lieferprozesse EDI genutzt. Mit Magic Eddy setzt Herza Schokolade dafür ein spezielles Tool ein. Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen werden papierlos als EDI-Nachricht übermittelt und in das jeweilige ERP-System der Geschäftspartner konvertiert, um dann für die weitere Bearbeitung zur Verfügung zu stehen. Die in Microsoft Dynamics NAV integrierte Crossgate-Software ermöglicht es auch, über Templates sehr schnell neue Kunden oder Lieferanten anzulegen und die Transaktionen innerhalb kurzer Zeit komplett nur noch über EDI abzuwickeln.
Aktuelle Informationen von der Betriebsebene
„Prozesse mit der ERP-Software zu optimieren, ist genauso wichtig wie neue Anforderungen in der ERP-Lösung abzubilden“, erklärt Peter Kult. Auch bei der letzten Softwareumstellung auf Version 4.0, Servicepack 3, nutzte die Stern-Wywiol Gruppe das Branchen-Know-how seines ständigen IT-Dienstleisters. So haben die Berater von Qurius eine Softwareerweiterung geschrieben, um aktuelle Informationen aus dem ERP-System auf der Betriebsebene und umgekehrt zur Verfügung zu stellen. Auf den Staplern sind jetzt Monitore installiert, die als Terminal-Client auf die zentrale Datenbank zugreifen. Weitere Anpassungen gab es in der Qualitätssicherung, der Kontraktverwaltung sowie in der Absatzplanung, in der zusätzliche Planungstools programmiert wurden. „Aufgrund der vielen individuellen Erweiterungen vollziehen wir Release-Wechsel deshalb nur in großen Sprüngen“, bekennt Peter Kult.
Durch die konzernweit einheitliche Softwarelösung von der Materialwirtschaft bis zum Rechnungswesen sind auch alle zentralen Informationen nun wesentlich schneller abzugreifen. Das Controlling kann beispielsweise die Nachkalkulation heute sehr viel zuverlässiger durchführen und für den Vertrieb aktuelle Stücklistenmarktpreisberechnungen erstellen. Verkaufsauswertungen aus Microsoft Dynamics NAV, beispielsweise die Top Ten-Analyse der Produktverkäufe, können vom Vertrieb für gezielte Aktionen genutzt werden. Für ausführlichere Reports nutzt die Stern-Wywiol Gruppe seit einiger Zeit Jet Reports und für Prognosen im Controlling zusätzlich noch den Professional Planner. Es wird aber schon über den Einsatz eines mächtigen, vollständig integrierten Business Intelligence-Tools nachgedacht, das dann einige dieser Systeme wieder ablösen könnte.
Gemeinkosten schmal halten
„Wir betreiben ein klassisches Outsourcing sowohl für unsere IT-Dienstleistungen als auch für den Betrieb der zwei zentralen Server. Dadurch können wir unsere interne IT-Mannschaft sehr klein halten“, sagt Peter Kult. Bei einem Anstieg der Mitarbeiterzahl von 70 vor zehn Jahren auf rund 600 heute ist das schon sehr bemerkenswert.
Und das nächste IT-Projekt ist nicht minder anspruchsvoll: Bei dem Tochterunternehmen Stern Maid, das den Zentraleinkauf für die gesamte Gruppe durchführt, wird mit Lobo DMS ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Nach dem Einscannen der Lieferpapiere werden sämtliche nachfolgenden Transaktionen bis zur Gutschrifterstellung und Verbuchung papierlos abgewickelt. Dadurch werden die Gemeinkosten reduziert und letztlich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens weiter gestärkt.