BTC Speciality Chemical Distribution GmbH

Schnelle chemische Reaktion:
Budgettool in 6 Wochen

Innerhalb von nur sechs Wochen wurden die bisherigen Excel-Berichte der BTC Chemical Distribution GmbH auf ein einheitliches Budgettool umgestellt. Mit Hilfe des Toolkit BOARD realisierte Qurius innerhalb kürzester Zeit eine europaweite Lösung.

Unternehmen

Die BTC Speciality Chemical Distribution ist die europäische Vertriebsorganisation mit Handelsaktivitäten für Spezialchemikalien der BASF-Gruppe. Bestehend aus sieben BASF-Tochterunternehmen geht die BTC als Experte für Spezialchemikalien der Segmente Veredlungschemikalien und -polymere auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Marktes und der Branche ein und bietet ihren Kunden maßgeschneiderte Systemlösungen, welche die Wettbewerbsfähigkeit der Kunden nachhaltig steigern.

Aufgabenstellung

Da die Planung der Vertriebsleistung der einzelnen BTC Gesellschaften bislang sehr aufwändig mit einzelnen, komplexen Excel-Sheets in den Niederlassungen pro Produkt und Kunde erstellt wurde, galt es die Planungsprozesse insgesamt zu vereinheitlichen und zu optimieren. Vor diesem Hintergrund sollte eine Lösung gefunden werden, die alle Anforderungen aus dem Controlling, Vertrieb und Marketing der neun europäischen Gesellschaften für ca. 200 Anwender vereint. Die besondere Herausforderung lag in der zur Verfügung stehenden Zeitspanne: Für die Umsetzung dieser Aufgabe verblieben zwischen Projektstart und Starttermin des Planungsprozesses lediglich sechs Wochen. Vor diesem Hintergrund wurden sowohl namhafte Hersteller für Business Intelligence-Lösungen und Planungssoftware, als auch bereits im Verbund bestehende Planungsanwendungen sowie eine mögliche Erweiterung der bestehenden Microsoft Dynamics NAV-Lösung durch eine Programmierung des Systemhauses näher untersucht.

Lösung

Es stellte sich schnell heraus, dass sich der flexible Toolkit-Ansatz von Board Deutschland GmbH am besten zur Realisierung der Planungs- und Analyseanforderungen eignet. Auf Basis der programmierfreien Entwicklungsumgebung konnte nicht nur ein termingerechter Start des Systems gewährleistet werden, sondern im Vergleich zu einer Programmierungslösung konnte auch ein deutlich geringerer Pflegeaufwand bei einer wesentlich höheren Zukunftssicherheit geboten werden. Nachdem die Anforderungen der verschiedenen internationalen Verbundmitglieder aufgenommen worden waren, wurde zunächst der neue Planungsprozess konzipiert. Man entschied sich für eine Top-Down/Bottom-Up-Planung, bei der in einem ersten Schritt vom Management und Zentral-Controlling die Startparameter bzw. Zielvorgaben auf aggregierter Ebene vorgegeben werden. Die Vertriebsleiter der jeweiligen BTC-Gesellschaften nehmen daraufhin die Planung auf Detailebene – pro Produkt und Kunde – vor, um auf dieser Basis das letztlich verbindliche Budget verhandeln zu können.

Vor diesem Hintergrund wurde mit der Konzeption des internationalen Budgettools begonnen, das sowohl die einzelnen Mitarbeiter bei der Budgetplanung unterstützen als auch das Management der Landes-gesellschaften mit tagesaktuellen Ergebnissen und Budgets zur Kontrolle und Steuerung versorgen sollte. Um später im System umfassende Analyse- und Planungsmöglichkeiten bieten zu können, wurden alle relevanten Daten aus Microsoft Dynamics NAV in die multidimensionale Datenbank BOARD überführt. Eine Aktualisierung der Daten findet jeweils über Nacht statt. Beim Start der Top-Down-Planung stehen dem Management somit stets alle historischen und aktuellen Daten der Produktgruppen in Bezug auf Menge, Preis, Umsatz und Marge in einer Übersicht inklusive Forecast und Abweichung zur Verfügung. Über eine Navigationsleiste, die die Anwender durch den gesamten Planungsprozess führt, kann jederzeit mit der Top-Down-Planung begonnen werden. Prinzipiell stehen mehrere Planungs-Alternativen zur Verfügung: Über die Eingabe eines inkrementellen Faktors können bspw. die Vorjahreszahlen insgesamt oder pro Gruppe prozentual gesteigert werden.

Kundennutzen

Sind alle Planungsschritte abgeschlossen, so wird die finale Version der Top-Down-Planung als Basis für die anschließende Bottom-Up-Planung der Vertriebsleiter in die Datenbank kopiert. Diese beginnen auf der untersten Ebene – nach Kunde oder Produkt – die Budgets zu erstellen. Die aktuellen Produkt- und Kundenübersichten sowie die vordefinierten Eingabetabellen vereinfachen hierbei den Planungsprozess. Das einheitliche Budgettool für alle sieben europäischen Niederlassungen hat den Planungsprozess deutlich vereinfacht und sowohl für das Management als auch die einzelnen BTC-Gesellschaften wesentlich mehr Transparenz und Verbindlichkeit in die Planung gebracht. Die klare Definition und Überarbeitung des Planungsprozesses war ebenfalls ein sehr wichtiger Schritt, der durch die Einführung der Lösung angestoßen wurde. Eine Ausweitung des Systems im Controlling der einzelnen BTC-Verbundsmitglieder ist bereits in Planung.

Download:

BTC Chemical Distribution GmbH